จัดการสินค้าคงคลัง แบบไหนดี Periodic Inventory หรือ Perpetual Inventory

สินค้าคงคลัง (Inventory) คือ วัตถุดิบและสินค้าสำเร็จรูปใดๆ ที่บริษัทหรือกิจการเก็บไว้ เพื่อวัตถุประสงค์ในการผลิตหรือที่ขายในตลาด ตอบสนองความต้องการของผู้บริโภคในอนาคต

แน่นอนว่า การมีสินค้ามากมาย เพียงพอสำหรับการการผลิตและการขาย คือ ความสบายใจของฝ่ายผลิตและฝ่ายขาย แต่อย่าลืมว่า หากสินค้าคงคลังมีมากเกินไปก็เสียค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บสูงกว่าที่จำเป็น หากมีน้อยเกินไปก็อาจไม่เพียงพอต่อการขาย หรือทำให้การผลิตติดขัด ดังนั้น หน้าที่สำคัญของ ฝ่ายสินค้าคงคลัง ก็คือ การรักษาความสมดุลระหว่างอุปสงค์และอุปทาน ตอบสนองความต้องการของลูกค้าที่ประมาณการไว้ในแต่ละช่วงเวลาทั้งใน และนอกฤดูกาล

1. Periodic Inventory (ระบบสินค้าคงเหลือแบบสิ้นงวด)

• ใช้การนับจริงเป็นครั้งคราวเพื่อวัดระดับของสินค้าคงคลังและต้นทุนสินค้าที่ขาย
• เมื่อมีการซื้อสินค้าจะบันทึกที่บัญชีซื้อและไม่บันทึกบัญชีต้นทุนขายทุกครั้งที่มีการขาย กิจการสามารถทราบจำนวนสินค้าคงเหลือ ณ เวลาปัจจุบันได้จากการตรวจนับสินค้า ซึ่งกิจการโดยส่วนใหญ่จะทำการตรวจนับ ณ วันสิ้นงวดบัญชี
• สำหรับธุรกิจซื้อมาขายไปต้นทุนขายคำนวณจากผลต่างของสินค้าที่มีไว้เพื่อขาย (เท่ากับสินค้าต้นงวดบวกซื้อ) กับสินค้าคงเหลือปลายงวด
• ระบบสินค้าคงเหลือแบบสิ้นงวด เหมาะสำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่มีสินค้าคงคลังที่จัดการง่ายหรือธุรกิจที่มียอดขายยังไม่เยอะ
• สำหรับธุรกิจซื้อมาขายไป หรือ ธุรกิจค้าปลีก-ค้าส่ง (Retail-Wholesale) จะคำนวณ ต้นทุนขาย (Cost of Goods Sold หรือ COGS) จากผลต่างของสินค้าที่มีไว้เพื่อขาย (เท่ากับสินค้าต้นงวดบวกซื้อ) กับสินค้าคงเหลือปลายงวด

COGS = (Beginning Balance of Inventory + Cost of Inventory Purchases) – Cost of Ending Inventory

2. Perpetual Inventory (ระบบสินค้าคงคลังแบบต่อเนื่อง)

• เป็นการติดตามยอดคงเหลือของสินค้าคงคลังอย่างต่อเนื่อง โดยมีการอัพเดทอัตโนมัติทุกครั้งที่ได้รับหรือขายผลิตภัณฑ์ โดยใช้ ระบบ ณ จุดขาย (Point Of Sale หรือ POS) และ ระบบการจัดการสินค้าคงคลัง (STOCKmanager) ที่ integrate เข้าด้วยกัน
• ระบบสินค้าคงคลังแบบต่อเนื่อง เหมาะสำหรับธุรกิจที่มีสินค้าคงคลังขนาดใหญ่ ปริมาณการขายสูง และร้านค้าปลีก ที่เริ่มมีสาขาหลายแห่ง มีธุรกิจเกี่ยวเนื่อง เพราะเป็นการใช้ระบบ นับจำนวนสินค้าตามจริงแบบ real-tile ซึ่งความผิดพลาดน้อยกว่า การนับสินค้าด้วยตัวบุคคล แบบระบบสินค้าคงเหลือแบบสิ้นงวด)
• ต้นทุนขาย (cost of goods sold หรือ COGS) จะถูกคำนวณและอัพเดท  อย่างต่อเนื่องเมื่อมีการขายแต่ละครั้ง ข้อมูลที่รวบรวมแบบดิจิทัลจะถูกส่งไปยังฐานข้อมูลกลางแบบ เรียลไทม์
• ผู้ที่เลือกใช้ระบบนี้ ส่วนให้เลือกใช้โปรแกรม ERP และเทคโนโลยี บาร์โค้ด (Bar Code) ติดตามการเคลื่อนไหวและระยะเวลาที่สินค้าอยู่บนชั้นวาง ด้วยเครื่องนับสต๊อกสินค้า (Handheld)
• บัญชีแยกประเภท (Ledger Account) จะเก็บข้อมูลเกี่ยวกับการซื้อ (purchases) ต้นทุนขาย (Cost of Goods Sold หรือ COGS) และสต็อกที่เหลืออยู่ (remaining stock)

สำคัญ!! ธุรกิจซื้อมาขายไป หรือ ร้านขายของชำ หรือ ธุรกิจค้าปลีก-ค้าส่ง (Retail-Wholesale) ที่ใช้ ระบบ Perpetual Inventory (ระบบสินค้าคงคลังแบบต่อเนื่อง) เมื่อสินค้าที่มีบาร์โค้ดถูกรูดและชำระเงิน ระบบจะอัพเดตระดับสินค้าคงคลังในฐานข้อมูลโดยอัตโนมัติ

คุณว่า แบบไหนมีประสิทธิภาพมากกว่ากัน ระหว่าง Periodic Inventory หรือ Perpetual Inventory?

Perpetual Inventory (ระบบสินค้าคงคลังแบบต่อเนื่อง) มีประสิทธิภาพมากกว่า แบบ Periodic Inventory (ระบบสินค้าคงเหลือแบบสิ้นงวด) ใครๆ ก็อยากจะรับรู้ความเคลื่อนไหวของสต๊อกสินค้าอย่างเรียลไทม์ ที่สามารถรับรู้รายได้ รู้ต้นทุน และสามารถบริหารจัดการจำนวนสินค้าได้ตอบโจท์อุปสงค์อุทาน

แม้ว่าการติดตั้งในช่วงแรก การทำความเข้าใจจะยุ่งยากกว่าการจัดการแบบ Periodic Inventory (ระบบสินค้าคงเหลือแบบสิ้นงวด) แต่เมื่อมีการใช้บาร์โค้ดและระบบคอมพิวเตอร์ ทำให้ทีมงานของคุณแทบไม่ต้องลงแรงอะไรมากและความผิดพลาดในการทำงานก็น้อยกว่าในการทำงานระยะยาว

และแม้ว่าจะต้องลงทุนติดตั้งระบบที่มีราคาสูง แต่ถ้ายอดขายของคุณไปได้ และมีแนวโน้มสูงขึ้นเรื่อย ๆ การเลือกใช้ระบบบริหารจัดการสินค้าคงคลัง ที่ทำให้คุณสามารถจัดการสินค้าคงคลังแบบ Perpetual Inventory (ระบบสินค้าคงคลังแบบต่อเนื่อง) ก็ทำให้คุณบริหารจัดการสินค้าคงคลังได้อย่างมีประสิทธิภาพ และคุ้มค่าต่อการลงทุน

ธุรกิจของคุณ ควรใช้แบบ Periodic Inventory หรือ Perpetual Inventory?     

บทความนี้ ไม่ได้หมายความว่าคุณจะต้องเลือกใช้ Perpetual Inventory (ระบบสินค้าคงคลังแบบต่อเนื่อง) มีประสิทธิภาพมากกว่า แต่การเลือกใช้แบบไหน ขึ้นอยู่กับว่า ธุรกิจของคุณเป็นแบบไหน ทีมงานของคุณ สิ่งแวดล้อมของคุณ พร้อมที่จะใช้แบบไหน การเลือกใช้ Periodic Inventory (ระบบสินค้าคงเหลือแบบสิ้นงวด) อาจจะเหมาะสม หากว่าคุณมีธุรกิจ ขนาดเล็กที่มีสินค้าคงคลังที่จัดการได้ง่าย คุณสามารถอัพเดตบัญชีของคุณด้วยตนเองโดยใช้ระบบแบบนี้

แต่ถ้าหากคุณมีบริษัทขนาดใหญ่ที่มีระดับสินค้าคงคลังที่ซับซ้อนมากขึ้น หรือคุณมองว่าคุณจะขยายสาขา ขยายขนาดของธุรกิจ คุณอาจต้องการพิจารณาใช้ Perpetual Inventory (ระบบสินค้าคงคลังแบบต่อเนื่อง)  ระบบซอฟต์แวร์สำหรับบริหารจัดการสินค้าคงคลัง (STOCKmanager) ที่เชื่อมต่อ (integrate) กับระบบขาย (POS – SHOPkeeper) ที่มีขั้นตอนการทำงานครบตั้งแต่การจัดซื้อ การรับเข้าสินค้า การดูแลจัดการคลังสินค้า การขาย และการบันทึกบัญชี จะช่วยให้คุณอัพเดตและบำรุงรักษาสินค้าคงคลังของคุณได้ง่ายขึ้น

If you require a consultant system and an ERP system for hospitality businesses (golf software, hotel management software, resort management software, event management software, restaurant, F&B and Central Kitchen Management Software, spa software, wholesale, retail management, franchise management, and other service businesses)

Feel free to contact CiMSO ERP Software  for a short demo (free, online) at 02-1296312 or marketingth@cimso.com